Especialistas em TI apontam que as empresas gastam, em média, 1% do faturamento com impressão. Parece pouco, mas não é, sobretudo quando o volume impresso ultrapassa a casa de um milhão de cópias/mês. O problema é que poucas empresas controlam o quanto é gasto com impressão de documentos. Para piorar, toner e cartucho são encarados, na maioria das vezes, como os únicos vilões da história. Aí, a solução quase sempre adotada é adquirir suprimentos remanufaturados, o que reduz a vida útil dos equipamentos e eleva ainda mais os gastos. Esse quadro está levando as corporações a investir em projetos de reengenharia de impressão – que, em alguns casos, podem alcançar reduções de custo de até 30% e retorno do capital investido em um ano.

Os projetos de reengenharia de impressão fundamentam-se em três pilares essenciais: centralização da impressão, padronização de máquinas e suprimentos e reeducação. “A reengenharia tem por objetivo reduzir os custos de impressão e, ao mesmo tempo, melhorar os serviços oferecidos aos usuários, com o uso de equipamentos adequados para cada situação”, afirma Euclides Cerutti, diretor comercial da Low Cost, empresa especializada em outsourcing (terceirização) de impressão.

Vamos ao primeiro deles. Segundo levantamento realizado pela Lexmark com empresas, a relação média entre a quantidade de usuários e de impressoras é de 3:1, o que implica dizer que para cada três funcionários há uma máquina. Para piorar, a maioria dessas impressoras é do tipo jato de tinta, que é relativamente lenta e tem custo de impressão, segundo os especialistas em TI, até cinco vezes maior do que o de uma página impressa numa máquina a laser. O resultado? Custo adicional com suporte e suprimentos, além de queda na produtividade.

A solução então é adquirir uma impressora a laser com um ciclo (páginas/mês) compatível com as necessidades dos usuários, de forma a não sobrecarregá-la e, assim, evitar que a máquina desgaste-se prematuramente, certo? Sim, porém não é só isso. “A reengenharia também deve levar em conta a análise de todo o processo de impressão”, afirma Cerutti. Em outras palavras: o projeto deve definir quem pode imprimir, quanto e em quais tamanhos, velocidade e qualidade.

“Assim, uma só impressora corporativa pode não ser suficiente na medida em que, por exemplo, um grupo de usuários tenha necessidades diferenciadas”, diz Cerutti. “O projeto também deve levar em conta como a rede está geograficamente configurada”, afirma Jorge Toda, diretor comercial da Lexmark. O objetivo, neste caso, é impedir a perda de produtividade com grandes deslocamentos.

Mas não é só isso. O projeto também deve prever ações de reeducação, de maneira a impedir que os usuários, mesmo com a aquisição de novas impressoras, mantenham os gastos em alta. Tome-se como exemplo a distribuição interna de documentos: é mais barato enviá-los por e-mail nos formatos Word ou PDF, de forma a permitir a visualização no PC, e deixar para o destinatário, caso seja realmente necessário, a tarefa de imprimi-los.

Outra dica: o uso de cartucho e toner remanufaturados não reduz os custos de impressão, na medida em que esses suprimentos têm menor durabilidade, podem danificar a impressora, impedem a impressão dúplex (frente e verso), pioram a qualidade do trabalho e aumentam o número de reimpressões. Nesse sentido, vale lembrar um estudo da Lexmark, segundo o qual os custos com suprimentos, papel e eletricidade representam só 45% dos gastos com impressão, enquanto os custos ocultos (operação, armazenamento, instalação e reimpressão, entre outros) respondem por 50% e os custos com aquisição de equipamentos, outros 5%.

“A empresa consegue economia, por exemplo, quando imprime a minuta de documentos no modo econômico e deixa a impressão em cores no modo normal apenas para o documento definitivo”, diz Cerutti.