A Prefeitura de Santo André retirou 13 toneladas de papéis e documentos sem utilização, a maioria estocada há décadas nos departamentos de Recursos Humanos, Trânsito, Materiais e Patrimônio e Controle Urbano e Habitação. O equivalente ao peso de 15 automóveis populares. A ação faz parte do Projeto Giselpa (Grupo Intersecretarial de Liberação de Papéis) criado pela Prefeitura em julho do ano passado.

O prefeito Aidan Ravin (PTB) tem enfatizado, desde que assumiu, a importância de formar ambiente mais saudável e agradável para os servidores públicos. E o volume de papéis acumulados nos departamentos da administração sempre foi um dos principais problemas, principalmente de espaço.

Para eliminar esse acúmulo, a administração criou o Giselpa, formado por representantes de diversas secretarias com a missão de desenvolver procedimentos para definir o tempo de vida útil de cada tipo de documento, de acordo com o manual Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos para as Administrações Públicas Municipais, escrito por especialistas em arquivologia do Arquivo Público do Estado de São Paulo.

A ideia não é uma novidade, pois a praça de atendimento da Prefeitura, desde 2007, realiza esse tipo de ação, porém não havia sido levada a outros setores.

NOVIDADE

A novidade ficou por conta da extender a experiência para toda a Prefeitura. Como explica o coordenador da Modernização Administrativa da Prefeitura, Luiz Gloeden Belfort Pinheiro. "Começamos com a Secretaria de Administração e Modernização com o prontuários dos funcionários ativos, e depois fomos para outros departamentos", afirma Belfort.

Durante a avaliação dos prontuários ativos, além da do manual, os funcionários contaram com uma lista do Recursos Humanos da Prefeitura informando documentos que realmente devem constar das pastas.

 "Com isso, conseguimos eliminar xerox em excesso de alguns prontuários", disse Belfort. Segundo o coordenador havia prontuários com até cinco xerox do mesmo documento.

Os documentos descartados e sem validade são picotados para garantir a privacidade das informações contidas. A Prefeitura acredita que eliminará mais 20 toneladas de papel até o final de 2010. "Com certeza, o descarte dessa quantidade de papel vai abrir espaço nos departamentos tornando-os mais agradáveis para se trabalhar", afirma o coordenador Belfort.

As 13 toneladas de papel estão armazenadas em depósitos e serão usadas nas obras sociais administradas pela primeira-dama Denise Ravin.