Chega o fim do mês e a mesma história se repete. As contas não batem e não se sabe de onde vem o déficit. A gestão de gastos é essencial para se detectar onde está o vazamento de dinheiro. Ao adotar a prática, o pequeno empresário consegue diminuir em até 20% suas despesas.

"Geralmente o ralo da empresa são os próprios sócios, que acabam trazendo despesas pessoais para a pessoa jurídica. Muitas vezes eles não têm consciência do quanto gastam e não registram o quanto é retirado do caixa do negócio", diz Dora Ramos, da Fharos Assessoria Empresarial.

É comum o pequeno empresário controlar as despesas utilizando-se do Excel, por ser um programa de fácil acesso e que calcula fórmulas. Mas, existem softwares que gerenciam os gastos de maneira mais eficaz com mensalidade entre R$ 85 e R$ 110. "Isso vai possibilitar a organização dos itens mensais e a projeção para momentos futuros", avalia. É o primeiro passo para detectar onde estão os desperdícios.

Outro ponto é fazer reuniões periódicas para analisar a rota dos recursos e, se preciso, altera-la. "Um acompanhamento a cada 15 dias já se torna suficiente", diz Dora. Ela orienta que os encontros iniciais têm de ser feitos só com o braço direito da empresa. Depois, detectado para onde o dinheiro está indo, é possível reunir todos os funcionários.

Esses erros são comuns quando o empresário acaba de iniciar um negócio. Ele não se atenta à necessidade de planejamento adequado, o que fatalmente acarreta problemas na gestão financeira.

Uma questão recorrente é que os gestores falham logo no planejamento, aponta Dora. "Nesse momento, todas as etapas do negócio (da produção à gestão financeira) devem ser pensadas. Não adianta produzir e vender se não houver projeto financeiro pré-estabelecido. Uma empresa que já começa investindo da maneira errada dificilmente recupera os lucros posteriormente."

Caso o planejamento seja feito do modo certo, é possível conquistar economia significativa. Vale pesar o fato de que, muitas vezes, o empresário compra coisas sem nota para obter desconto. Por outro lado, ressalta a contadora, com o documento em mãos, seria possível obter créditos fiscais, por exemplo. "O empreendedor deve se questionar se essa economia é real", diz.

Gerenciar os gastos não significa realizar pessoalmente, operacionalmente, os processos. "Gerir é ter ao próprio alcance pessoas ou instrumentos que possibilitem entender e interpretar o resultado final das operações. Para que se concretize esse projeto, é até interessante contar com um profissional especializado para que ele possa interpretar, de uma maneira ainda mais completa, todos os demonstrativos", finaliza a contadora.