1– O período do fim de ano costuma ser mais atribulado devido a almoços de relacionamento, eventos e até mesmo acúmulo de trabalho por conta das férias coletivas. Como posso me organizar para não passar sufoco nesta época?
A primeira orientação é fazer uma análise crítica de como o tempo está sendo gasto e quais tarefas podem ser delegadas. Caso tenha atividades em que você gasta mais tempo que em outras, por que não repassar a alguém da equipe que tenha um perfil mais adequado para essa atividade e, talvez, execute-a com mais facilidade? Caso não tenha com quem dividir as tarefas, a orientação é iniciar um exercício separando o que é urgente, o que é importante e o que pode ser deixado para um momento de menor volume de trabalho.

2 – Quais são alguns dos erros comuns dos profissionais no momento de organizar a agenda?
O erro mais comum é dimensionar o tempo gasto nas atividades de forma pouco realista. Não é um problema ocupar a agenda toda do dia, desde que o tempo de cada compromisso esteja estipulado de forma adequada, para não deixar de comprimir uma tarefa, por exemplo.

3 – Como organizar a agenda para o fim do ano?
É importante não perder o ritmo apenas por ser o fim de ano. Outra orientação válida é revisar prazos e urgências de projetos que precisam ser entregues ainda neste ano, além de avaliar compromissos que podem ser deixados para o início do ano. Por fim, acompanhar o calendário com frequência, pois com o acúmulo de atividades a tendência é termos a sensação de o que o tempo está passando mais rápido e quando nos damos conta metade do mês já se foi.

4 – Este período do ano costuma ser repleto de compromissos sociais após o expediente. Como se organizar para que eles não atrapalhem a rotina?
Uma boa recomendação é já pensar na roupa do evento que será usada após o expediente e levar a troca na bolsa/mochila ou ir ao trabalho vestido com um traje que seja adequado para o encontro social e o ambiente corporativo. Nesses dias, mantenha a concentração durante o expediente para não desperdiçar o tempo e conseguir sair no horário.

5 – Quais outras orientações poderia dar para otimizar o tempo no dia a dia do trabalho?
A melhor receita é organização. Isso pode ser feito de diversas formas. Por exemplo, mantendo uma agenda, virtual ou física, com as tarefas a serem realizadas no dia, por ordem de prioridade e considerando o tempo necessário para executá-las de maneira correta. Aplicativos de gerenciamento de tempo e atividades também podem ser úteis para se organizar. É preciso incluir também as responsabilidades pessoais e alguns minutos de descanso, além do horário completo de almoço. Lembre, ainda, de manter todos os itens necessários para o trabalho em locais de fácil localização, seja na mesa ou no computador. Isso diminui o tempo necessário para encontrá-los.

*Questões respondidas por Vanessa Aguiar, gerente de recrutamento da Robert Half.