Ao mesmo tempo em que o advento da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) facilitou a vida do empresário, por reduzir custos administrativos e otimizar o tempo gasto com os tradicionais bloquetes de papel com cópia em carbono, trouxe a necessidade de maior atenção ao momento em que a mercadoria for recebida.

Quando o caminhão descarregar, a primeira coisa que deve ser feita, após a conferência do pedido, é a verificação do Danfe - a cópia física da nota fiscal eletrônica que acompanha a carga.

Segundo o consultor Roberto Dias Duarte, ao não conferir os dados do Danfe no site da Secretaria da Fazenda do Estado em que a empresa está sediada, o empresário corre o risco de receber produto irregular, podendo ser falsificado ou adulterado, ou com o Danfe clonado de outro CNPJ.

Em pesquisa realizada por sua consultoria em 2009 com cerca de 1.000 executivos, 66% deles não faziam a verificação dos dados do Danfe.

"Fazendo a conferência, o empresário pode se deparar com o seguinte aviso: nota fiscal eletrônica denegada. O que significa que a situação fiscal do contribuinte que emitiu o documento está irregular, com restrição relacionada a CNPJ ou inscrição estadual. Em outras palavras, essa nota não tem validade", explica .

Caso isso ocorra, a orientação é que o empresário não aceite a mercadoria. Se já tiver recebido, o consultor recomenda que seja feita denúncia espontânea na Secretaria da Fazenda. "Isso pode gerar multas por conta de comprar produto sem nota fiscal."

Esse é um problema que pode interferir também no trabalho do contador, que acaba não conseguindo fazer a escrituração, já que um documento fiscal nessas condições é considerado inválido.

Se der NF-e rejeitada, significa que alguma informação ficou faltando, e isso é passível de ajuste.

Para agilizar o processo e integrar o sistema do fornecedor com o do comprador, tornando essa operação automática, a companhia precisa de software específico. Duarte recomenda que o download seja feito no site www.megadoc.com.br, que permite a utilização do sistema de forma gratuita para um número limitado de notas fiscais. Após o limite, o usuário tem de pagar R$ 50 mensais para utiliza-lo. "É importante também pelo fato de o empreendedor poder guardar de maneira on-line os seus documentos e os de seus fornecedores", aponta Duarte.