Apesar de introduzidas como uma necessidade enquanto acontecia o isolamento para conter o novo coronavírus, as videoconferências chegaram para ficar. O formato é prático, já que não é necessário o deslocamento, e caiu no gosto de muitos, principalmente quando se trata de assuntos rápidos ou os participantes estão geograficamente distantes. Prova de sua popularidade é a plataforma Zoom, que aumentou em 30 vezes o número de usuários desde 2020.

Ainda assim, as reuniões por vídeo podem ser desafiadoras para quem está acostumado com a troca de ideias olho no olho. Os encontros virtuais não trazem a fluidez de uma conversa que acontece pessoalmente. Então, é necessária uma fase de adaptação, bem como certa dedicação para se aperfeiçoar. Para driblar essas barreiras, Fabiana Teixeira, estrategista e especialista em comunicação, dá dicas para se comunicar com sucesso em videoconferências.

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1. Câmera ligada é importante

Pode não ser a coisa mais confortável inicialmente, mas quanto mais reuniões você fizer com a câmera ligada, mais fácil fica. E esse não é um esforço em vão. No ambiente de videoconferências, a linguagem corporal e a expressão facial são percebidas e fundamentais para um relacionamento virtual mais assertivo.

“Quando nos mostramos presentes, mesmo que em silêncio, trazemos mais da aproximação natural que ocorre frente a frente. Sorrir, acenar com a cabeça, e simplesmente ter reações ao que está sendo falado, são atos que criam um cenário mais realista e não tão robótico”, comenta Fabiana.

2. Preste atenção no que aparece atrás de você

Busque apresentar um fundo adequado para quem te assiste, mesmo que seja apenas uma parede branca. Por vezes, é até melhor ter um plano neutro para não distrair quem está te assistindo. Se não for possível, use as ferramentas à sua disposição: a maioria das plataformas de videoconferência oferece fundos digitais que encobrem o que está atrás do usuário.

3. Se apresente de maneira profissional

Nem que seja apenas da cintura para cima, procure apresentar roupas e uma aparência apropriada para uma reunião de trabalho, da mesma maneira como você gostaria de ser visto caso o encontro fosse presencial. “Além da boa impressão, estar bem arrumado aumenta a confiança – o que influencia positivamente a comunicação, tanto na fala quanto na atitude”, diz Fabiana.

4. Democratize o tempo de fala

Pessoalmente, a conversa é muito mais fluída. Por meio da captação natural da expressão corporal e movimentação de fala, é possível complementar ideias um do outro. Mas em vídeo não é tão fácil pegar essas deixas. “Se dedique a prestar atenção nos seus companheiros de sala. Apenas começar a falar sem uma entrada pode dar a impressão de interrupção e grosseria, assim como do outro lado podemos esquecer de dar uma pausa para outras interjeições”, aponta a especialista.

Use a ferramenta de levantar a mão para deixar sua intenção clara e, caso o discurso esteja com você, encerre seu pensamento e dê vez ao próximo. Incentivar o uso desse botãozinho por vezes esquecido, é importante nesse cenário digital.

5. Mostre que está ouvindo

Quando você não está prestando atenção na chamada, fica nítido que seu olhar não continua focado na reunião. Claro, nesse ambiente é muito mais fácil se distrair, com e-mails e mensagens chegando a todo momento. Mas para ter sucesso em videoconferências, a dica é tratá-las como se fossem presenciais. Coloque o celular no mudo, feche as abas de e-mail e o WhatsApp também, para poder dar total atenção à reunião.

6. Considere se não está abusando da facilidade de reuniões online

Por fim, também vale a pena considerar se suas videochamadas estão sendo marcadas de maneira excessiva – prática que gerou até uma piada recorrente nas redes sociais: “essa reunião poderia ter sido um e-mail”.

Com uma demanda desproporcional de reuniões, sua mensagem pode ser enfraquecida, um desgaste pode acontecer entre os ouvintes, assim como uma redução de produtividade. Pense dessa maneira: caso não existisse a possibilidade de um encontro online, eu marcaria essa reunião no formato presencial? Assim, quando a sua videoconferência for marcada, todos saberão que o tema é significativo e realmente necessário.

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