Dentre os aplicativos disponíveis no pacote Office, da Microsoft, o Access é reconhecido como o mais “difícil”. Entretanto, o software – utilizado para desenvolver bancos de dados – mais “late” do que “morde”. O Access possui diversos bancos prontos para serem utilizados – basta abrir e inserir os registros. Mas caso o usuário queira construir sua própria base de dados, também não há dificuldade, mesmo que ele seja iniciante e nunca tenha sequer aberto o software. Um exemplo de arquivo que pode ser construído no Access é uma agenda de contatos. Abaixo, saiba como criá-la na versão 97 do aplicativo:

Criar arquivo – O primeiro passo é criar o banco de dados, que reúne os documentos utilizados – tabelas, formulários, consultas, relatórios e macros. Para isso, deve-se clicar em Arquivo na barra de menus e, depois, em Novo Banco de Dados. Na janela Novo, deve-se clicar em Criar banco de dados vazio. Na janela seguinte, é necessário nomear o arquivo e indicar a pasta em que ficará guardado. Ao final, deve-se clicar em Criar.

Criar tabela – Para fazer a agenda de contatos, inicialmente é necessário criar uma tabela na qual os dados serão armazenados – no caso da agenda, deve-se criar os campos Nome, Telefone, Endereço, CEP, E-mail e assim por diante. Para tanto, clique em Tabelas, na janela principal do arquivo, depois em Novo e, em seguida, Modo Estrutura. Na coluna Nome do Campo, deve-se digitar o nome do campo e, ao lado, na coluna Tipo de Dados, o usuário deve especificar qual é o tipo de informação – no caso do campo Endereço, o tipo é Texto; no caso do campo Telefone, escolha Número. Depois, deve-se salvar a tabela.

Outra opção é utilizar o Assistente de Tabela. A vantagem reside no fato de que a ferramenta possui várias tabelas de exemplo – bastando apenas selecionar os campos necessários.

Chave primária – Ao salvar a tabela, o Access avisará o usuário sobre a necessidade de se criar uma chave primária, também conhecida como Autonumeração ou ID. O campo atribui automaticamente um número seqüencial para cada registro inserido na tabela.

Formulário – Para inserir dados na tabela, a melhor opção é criar um formulário, um tipo de folha de rosto que torna mais simples a edição de registros. Para criar o formulário, deve-se clicar em Formulários na janela principal do arquivo. Em seguida, clique em Novo. O usuário então tem duas opções: utilizar a opção Autoformulário ou criá-lo por meio do Assistente de Formulário. Nos dois casos, o formulário será construído sobre a tabela criada anteriormente – para tanto, o usuário deve selecionar, na caixa de opções localizada no pé da janela, o nome da tabela.

Caso opte por Autoformulário, o usuário deverá simplesmente escolher os campos que serão utilizados. Transfira-os da caixa Campos disponíveis para a caixa Campos selecionados, utilizando as setas > e >>. Tecle em Avançar. A seguir, deve-se escolher um entre os tipos de layout de formulário disponíveis. Clique em Avançar. Depois, é necessário escolher o papel de parede. Clique mais uma vez em Avançar. Por fim, defina um nome para o formulário, salve-o e clique em Concluir.

Macro – Depois de criados a tabela e o formulário, o banco de dados está pronto para receber os registros. No entanto, para facilitar seu uso, é possível criar uma macro que permita acessar o formulário – e não apenas o arquivo – a partir da área de trabalho do sistema operacional. Uma opção é criar uma macro – recurso que permite agrupar, num único comando, ações diferentes.

Para isso, deve-se clicar em Macros na janela principal do banco de dados. Em seguida, clique em Novo. Na próxima janela, é necessário escolher, no coluna Ação, qual tarefa será executada pela macro. Deve-se optar por Abrir Formulário. Ainda nesta janela, no campo Argumentos da Ação, o usuário deve selecionar Formulário no campo Exibir e, no campo seguinte, o nome do formulário. Depois de fechar a janela, deve-se salvar a macro. Para transformá-la em um atalho no desktop do Windows, deve-se clicar com o botão direito do mouse sobre o arquivo e selecionar o item Criar atalho. Por fim, clique em Ok.