O editor de textos Microsoft Word possui um assistente para a criação de mala direta – documentos produzidos a partir de um texto-padrão que são enviados a vários destinatários e se diferenciam, na maioria das vezes, apenas pelo cabeçalho – que simplifica a realização desse tipo de trabalho, sobretudo no ambiente corporativo ou em pequenos escritórios, onde é bastante freqüente. O assistente também pode criar envelopes e etiquetas.

Para criar uma mala direta é necessário realizar dois passos básicos: criar a carta modelo e o banco de dados. Ambos são desenvolvidos no Word, mas o banco de dados pode ser importado de outros aplicativos, como o Excel, e até mesmo do gerenciador de e-mails OutLook.

A seguir, saiba como utilizar a função Mala Direta no Word 2000 (versão do aplicativo utilizada pela reportagem do Diário):

Criação da carta-modelo – É desenvolvida como um documento qualquer do Word. Assim, deve-se abrir um arquivo em branco e iniciar a redação. A única diferença é que nos campos “variáveis” da mala direta o usuário deve utilizar uma palavra de referência. Por exemplo: se a carta será enviada a vários destinatários, deve-se escrever, no primeiro parágrafo, “Prezado nome” e assim por diante.

Criação do campo variável – A seguir, é necessário preparar o campo variável para receber as informações do banco de dados – dessa forma, os campos do documento serão substituídos pelo conteúdo do banco de dados. Para que isso ocorra, deve-se colocar o cursor sobre o campo variável, criado anteriormente. A palavra deve ser selecionada. A seguir, clica-se no item Inserir da barra de menus e depois em Campo. Em seguida, o Word abre uma janela com as opções Categoria e Nomes de Campo. No item Categoria, clica-se em Mala Direta e, em seguida, no item MergeField do Nomes de Campo. Ao lado de MergeField o usuário deve escrever o nome do campo. Assim, se o cursor do documento está posicionado sobre a parte reservada ao nome, escreve-se nome. E assim por diante. Quando o usuário terminar de substituir as palavras, deve-se salvar normalmente o documento, mas é recomendado que ele seja gravado com a extensão .dot, referente a modelo de documento.

Criação do banco de dados – Após a finalização do documento, deve-se construir o banco de dados, que fornecerá as informações “variáveis” a serem utilizadas no documento. Para isso, com a carta aberta, deve-se clicar no item Ferramentas da barra de menus e, em seguida, em Mala Direta. Com isso, o usuário entrará no assistente Auxiliar de mala direta. Aparecerão três botões principais, divididos em Criar, Obter dados e Mesclar. Clique no botão Obter dados. Em seguida, o aplicativo abre uma janela com os itens Criar origem de dados, Abrir origem de dados, Usar catálogo de endereços e Opções de cabeçalho. Deve-se entrar em Criar. Em Nome do campo, o usuário pode repetir os nomes de campo já utilizados no documento. Nessa janela, o Word traz algumas sugestões como Tratamento e Nome, entre outras, que podem ser removidas. Após criar os campos, deve-se clicar em OK e, depois, salvar o documento. A janela seguinte é o formulário no qual o usuário acrescenta os dados – nome, endereço, CEP, cargo e empresa, entre outros. Cada vez que terminar uma seqüência, o usuário pode iniciar outra, clicando em Adicionar novo. Quando terminar a operação, deve-se clicar em Mesclar. Vale lembrar que o banco de dados pode ser usado novamente na criação de outras cartas.

Para importar dados de um documento existente, seja do Word ou Excel, deve-se clicar em Ferramentas na barra de menus e, a seguir, no item Mala Direta. Ao abrir o auxiliar, clica-se em Obter dados. Na janela seguinte, que mostra o conteúdo do HD, basta ir em Arquivos do tipo e selecionar o tipo de arquivo desejado. O passo final é clicar duas vezes sobre o documento.

Criação de outros documentos – Para criar envelopes e etiquetas, deve-se, inicialmente, clicar no item Ferramentas na barra de menu do Word e, em seguida, em Mala Direta. Ao abrir o auxiliar de mala direta, deve-se clicar em Criar. Em seguida, abre-se uma janela com os itens Cartas modelo, Etiquetas de endereçamento, Envelopes, Catálogo e Restaurar. A partir daí, escolhe-se o formato desejado e o processo repete-se a partir do item Criar o campo variável.