A administração de arquivos impacta significativamente na geração de custos e despesas de uma empresa. E os arquivos tipicamente ativos crescem na proporção de 25% ao ano. Para gerenciar os documentos, e manter tudo organizado, cada vez mais empresas terceirizadas são contratadas para cuidar da gestão documental.

Dessa forma, dizem especialistas, é possível otimizar o acesso, o armazenamento de todos os dados, e além de tudo, reduzir custos.

Em uma pesquisa realizada pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos) os gestores gastam quatro semanas por ano procurando informações, devido aos problemas com o armazenamento inadequado ou com a desorganização dos seus arquivos em locais próprios. Enquanto os funcionários podem perder duas horas diárias procurando documentos extraviados entre os departamentos da empresa.

Para se livrar do problema, grandes corporações como a Philips procuram empresas para organizar e armazenar seus arquivos. O chefe de microfilmagem da multinacional do Brasil, Dilanês Rosolen, afirma que a empresa começou a guardar documentos externamente em 1990. Atualmente, organização trabalha com quatro empresas em diferentes cidades para guardar seus documentos.

A empresa tem contrato com a Keepers Brasil, desde 1990, e Store, desde 2003 em São Paulo. Em Manaus a Pro-Arquivo guarda os documentos desde 2005. Mas na unidade instalada em Mauá, a Técnica (empresa especializada em prover soluções para arquivos empresariais) cuida do arquivo interno, desde 1999.

Para Rosolen, utilizar o serviço de guarda de documentos permite ter a liberação de áreas nobres nas dependências do escritório. "Além disso, contamos com toda a estrutura e segurança das empresas que nos prestam esse serviço. Um outro fator importante é a facilidade na recuperação da informação, visto que as empresas nos prestam serviços de classificação e indexação documental", explica. Contudo, ele afirma que em São Paulo, há cerca de 45 mil caixas armazenadas.

A opinião de Fábio Álvares da Silveira, gerente de Controladoria e Administração da Difusão de ação da Mangels, fabricante de rodas localizada em São Bernardo, a empresa não pode descuidar da parte documental para não ter problemas no futuro. "É de extrema importância para não ter problemas fiscais. Por isso, cada área tem que ter seu arquivo. O investimento é ínfimo diante dos problemas que podemos arrumar. O investimento não chega nem a 0,05% do faturamento".

A ABGD afirma também que 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca serão consultadas novamente e que 95% das consultas são de informações com menos de três anos. Por falta de organização, entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados e o custo de recriação de um documento é de US$ 120.

Para Suely Dias dos Santos, diretora executiva da Técnica, quando se fala em gestão documental há pontos importantes a serem seguidos para que tudo dê certo. O primeiro ponto, afirma, é a conscientização de que os arquivos são importantes. O segundo são os processos. "É preciso organizar para que não haja duplicidade. E isso acontece em 25% dos arquivos eletrônicos".