Desde o início do mês passado, alguns setores produtivos da economia passaram a ser obrigados a substituir o velho talão de notas fiscais e seu tradicional papel carbono pela nota fiscal eletrônica. Até o fim de 2010, cerca de 1 milhão de empresas terão de aderir à modalidade, incluindo 100% das indústrias, 100% dos comerciantes atacadistas e, independentemente do ramo de atividade, quem vender para outros Estados, para órgãos públicos e quem importar e/ou exportar.

Como a lista de subsetores obrigados a aderir à NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é muito extensa, os empresários devem consultar a necessidade no site da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo com o número de seu CNAI (código de atividade econômica).

Entretanto, é preciso atentar se, nos últimos tempos, a empresa passou a executar mais de uma atividade, pois na maioria das vezes, afirma o consultor Roberto Dias Duarte, da Ideas@work e diretor de Alianças da Mastermaq Softwares, o CNAI está desatualizado, o que faz o empresário pensar que está desobrigado. "Uso como exemplo a minha própria consultoria, que não precisa emitir nota fiscal eletrônica. Porém, como eu comecei a fazer por meio dela a venda de livros, me encaixo também no setor de editoração de livros e, por isso, tive de aderir à NF-e", conta Duarte.

Por conta disso, muita gente deixa de se cadastrar e utilizar o sistema. A expectativa era que no fim do ano passado 100 mil empresários já estivessem emitindo NF-e, e mais 240 mil desde abril. No entanto, dos 340 mil previstos, somente 180 mil aderiram.

Quem fugir à obrigatoriedade, além de perder a validade de suas notas emitidas em papel, pode ser multado em até 100% do valor de sua mercadoria. O objetivo do governo é, além de controlar integralmente o que entra e sai nessas empresas, evitar a sonegação de impostos e a criação de CNPJs ‘fantasmas'.

GANHOS - Entre os benefícios mencionados por Dias, está a redução de custos para as empresas. "Com a nota em papel, gasta-se entre R$ 1 R$ 2 por folha. Com o uso da tecnologia extingue-se a necessidade de qualquer emissão em papel", aponta.

A maior redução de gastosconquistada a partir da NF-e, entretanto, está no controle das operações e na consequente redução dos gastos adminstrativos, diminuindo o trabalho de conferência e digitação, além de aumentar a velocidade e evitar maiores erros. "O sistema do comprador pode importar a nota do fornecedor e, assim, realizar a conferência dos pedidos, tanto em quantidade como em valores. É comum quando chegam as mercadorias, o comprador perceber que não veio exatamente o que foi pedido", conta o consultor.

Além disso, a nota fiscal eletrônica permite a concentração da emissão do documento em uma só unidade da empresa, geralmente na sede, para o caso de haver filiais.

PASSO A PASSO - A Secretaria da Fazenda de São Paulo disponibiliza programa gratuito de emissão de NF-e em seu site. "Ele é muito simples, não é integrado com estoque nem com o financeiro. Se o empresário quiser algo mais sofisticado, existem empresas que alugam o software por R$ 500 ao mês", explica.

O próximo passo está em adquirir certificado digital por R$ 300, na Serasa Experian, nos Correios ou na Caixa Econômica Federal. E, por último, preencher formulário, chamado de procedimento de credenciamento, disponível no site da Secretaria da Fazenda.

"Já vi projetos em que o investimento foi recuperado em 20 dias, sendo que o normal é de três a seis meses. Porém, se o empresário aderir à tecnologia mas continuar com os antigos hábitos, imprimindo e guardando papel, ele vai gastar ainda mais", adverte Dias. "O ideal é fazer um curso, recorrer à leitura de livros ou contratar consultoria para que todos os funcionários absorvam o procedimento."