Você já saiu de uma reunião com a sensação de que o assunto discutido na ocasião poderia ter sido resolvido por e-mail ou durante rápido telefonema? Pois é! Essa situação é mais comum do que você imagina. A questão é que o tempo das pessoas em geral está cada vez mais valioso. Por essa razão, destaco abaixo cinco itens a serem observados sempre que você agendar uma reunião:

1 – Lista de participantes - Após ter certeza de que o assunto não pode ser resolvido por e-mail ou telefone, faça uma lista de convidados considerando apenas pessoas que realmente vão agregar valor ao tema que será discutido no encontro;

2 – Pauta - Defina o tema central da reunião, os principais pontos que serão abordados e a contribuição esperada de cada participante. Cuide para que essas informações sejam enviadas com antecedência a todos os convocados;

3 – Horário - Defina horas para início e término do encontro, considerando o menor tempo possível. Também é aconselhável iniciar a reunião no horário combinado, em consideração àqueles que chegaram com antecedência;

4 – Foco - Se vir que conversas paralelas não agregam ao tema central da reunião e ameaçam interferir no objetivo do encontro, com sutileza, relembre os participantes sobre o motivo principal de estarem reunidos;

5 – Encerramento - Nos últimos minutos da reunião, faça uma rápida revisão das principais decisões tomadas, além das responsabilidades de cada convidado sobre os próximos passos. Para finalizar a ação, sugiro sempre o envio de uma ata com os principais pontos abordados e detalhes dos próximos passos, incluindo prazos e responsáveis pelas ações.