A máxima utilizada no mercado financeiro de que crise é oportunidade caiu como uma luva para a Secretária Virtual, empresa que oferece o serviço de secretárias que trabalham em home office e, a distância, conseguem atender a diversos tipos de clientes de clínicas, consultórios e laboratórios em um único dia. Embora a empresa já existisse antes da pandemia do novo coronavírus, ela viu seus números dobrarem a partir da crise sanitária. No Grande ABC, média até então de 1.000 consultas por mês foi a 2.000. Cenário mostra que a tradicional profissão, que tem seu dia celebrado hoje, está mudando de perfil.

A tecnologia permite que as 20 secretárias virtuais que atuam no Grande ABC atendam chamadas de qualquer localidade, pois software instalado no computador abre janela com dados do cliente, por exemplo, os médicos que atuam na clínica, os convênios atendidos e os horários disponíveis. Assim, para o cliente, não há o risco de telefonar para a clínica e cair na secretária eletrônica porque o horário de atendimento já se encerrou ou a profissional está em horário de almoço. O sistema funciona das 7h às 22h e, com o rodízio de secretárias, sempre haverá uma para atender.

“Não atendemos como call center e não cobramos por posições de atendimentos. Um call center costuma ter centenas de posições para atender muitas vezes um mesmo cliente. Já a nossa plataforma permite que múltiplas secretárias atendam a múltiplos clientes. Uma mesma secretária pode chegar a atender até 40 clientes diferentes, otimizando o tempo e aumentando a receita. E conseguimos fazer isso com um custo mínimo de infraestrutura e operacional”, explica o fundador e presidente Leonardo Amaral.

Adepta à Secretária Virtual, a biomédica Daniella Bucci, diretora técnica de clínica médica e laboratório em Santo André, conta que call center interno custava, mensalmente, R$ 15,5 mil. “Hoje, reduzimos esse custo em 70%, sem despesas trabalhistas”, assinala. “O serviço agregou muito valor, pois deixamos de perder ligações porque aquele paciente ligava e não conseguia falar, ou porque o call center não atendia, ou era hora do almoço ou ligações à noite. Passamos a ter atendimento de todas as chamadas simultâneas.”

Outro benefício citado por Daniella é quando o paciente ia desmarcar e a secretária virtual já reagendava. “Isso foi um sucesso. Agendamento que gerava 35 consultas por dia alavancamos para 150 por dia um ano depois. No fim do ano, se não faz confirmação, se tem alta perda na agenda, de 30%, tanto de exames como consultas. Conseguimos reduzir para 10%.”

QUALIDADE DE VIDA

Com a pandemia, Amaral cita que todos foram obrigados a ir para casa, mas a secretária virtual já estava em home office. “Aproveitando o que a tecnologia tem a oferecer, promovemos qualidade de vida aos nossos franqueados, parceiros, clientes e às pessoas que estão do outro lado da linha agendando consulta ou marcando horário para falar com advogado”, assinala.

Foi justamente a possibilidade de ter mais qualidade de vida que conquistou Ana Clara Oliveira Araújo, 26. Ela e toda sua família. Em 2013, começou a trabalhar como secretária virtual no escritório da empresa em São Paulo. Dois anos depois engravidou e sentiu necessidade de ter mais flexibilidade para dedicar mais tempo à bebê. Na volta da licença-maternidade, lhe foi oferecida a possibilidade de se tornar franqueada da empresa e fazer seus horários. O acordo permitiu que o investimento no negócio fosse sua rescisão contratual. Ana Clara então se mudou para Rio Grande da Serra, onde tinha família, e buscava mais tranquilidade. E, desde então, ampliou sua equipe ao tornar o marido, que até então trabalhava com calibração de balanças, há três anos, e sua mãe, que atuava com supervisão de telemarketing, um ano atrás, secretários virtuais.

“Cada um de nós possui um CNPJ e a receita ao fim do mês corresponde a quantos atendimentos forem realizados. Existe a sugestão de meta mensal, mas, enquanto franqueada, faço meus horários, tiro férias no período em que achar melhor e tenho a possibilidade de levar minha filha em consultas médicas sem problemas. Ela tem 5 anos e só a coloquei na escola com 3. Optei por ter mais qualidade de vida e com esse trabalho eu consigo”, conta.

Segundo Ana Clara, profissional que atue por oito horas diárias obtém, em média, rendimento de R$ 2.000 mensais.