1) Quais são as principais reclamações dos profissionais com relação às reuniões?

Noto reclamação constante com relação a reuniões ineficazes, cujos assuntos poderiam ter sido resolvidos por e-mail, em um simples telefonema ou, pior, tinham pautas que nem existiam efetivamente. Há ainda um grande desconforto em virtude de encontros sem comprometimento com a pontualidade, que são muito longos ou aqueles inseridos em uma rotina fixa sem nenhuma necessidade real. Essas reclamações são de profissionais de diferentes áreas e níveis hierárquicos.

2) Quanto tempo deve durar uma reunião?

Não existe um tempo ideal de reunião, pois ele dependerá muito da complexidade do assunto a ser discutido e até do número de participantes. Reuniões que têm o objetivo de corrigir o fluxo de atividades costumam ser muito mais rápidas do que aquelas que envolvem importantes decisões da empresa. Mas, mesmo que sejam mais longas, elas devem ter horários de início e término estipulados. Muitos profissionais acabam ficando o dia inteiro em reunião, o que pode fazer com que eles diminuam a produtividade em suas atividades rotineiras.

3) Quais são os deveres de quem convoca a reunião?

Ao ter a ideia de convocar uma reunião, o profissional deve: fazer uma análise sobre a real necessidade de um encontro presencial ou se o assunto pode ser resolvido por e-mail ou telefone; definir a lista de participantes; identificar a pauta central e o que é esperado de cada participante; deixar claro para os envolvidos os horários de início e término da reunião e cumprir com período estipulado; ter atenção para que assuntos paralelos não tirem o foco do encontro; e, ao fim do encontro, repassar de maneira bem resumida o que foi definido e quais são os próximos passos, prazos e responsáveis pelas ações.

4) Quais são os cuidados de quem é convidado para uma reunião?

Em primeiro lugar, nenhum profissional deve ir a uma reunião sem estar munido de papel e caneta, além de se certificar de que o celular esteja no modo silencioso. Caso esteja à espera de um telefonema muito importante, informe o fato aos presentes já no início do encontro. Também é fundamental: entender o motivo que fez com que você fosse convocado; não atrasar em respeito a quem marcou o encontro e a quem chegou no horário; ser claro e objetivo ao expor ideias e opiniões; e contribuir para que a reunião não saia do foco.

5) Como explorar a criatividade dos colaboradores durante uma reunião?

Atualmente, vemos cada vez mais reuniões em formatos e lugares diferentes com o objetivo de incentivar novas ideias dos profissionais, diminuir a distância entre gestor e colaboradores e tirar os envolvidos da rotina de trabalho. Em algumas companhias, há reuniões que acontecem durante almoços ou happy hour, no café da empresa, ao ar livre ou em coworkings (ambientes pensados para o trabalho  em um ambiente inspirador).